Рабочие процессы: передовой опыт автоматизации современного отдела маркетинга

Рабочий процесс

В век контент-маркетинга, PPC-кампаний и мобильных приложений устаревшим инструментам, таким как ручка и бумага, нет места в сегодняшнем динамичном маркетинговом ландшафте. Однако время от времени маркетологи возвращаются к устаревшим инструментам для своих жизненно важных процессов, делая кампании уязвимыми для ошибок и недопонимания.

Реализация автоматизированные рабочие процессы это один из самых умных способов устранить эту неэффективность. Имея более совершенные инструменты, маркетологи могут точно определять и автоматизировать свои наиболее повторяющиеся и громоздкие задачи, сводя к минимуму риск ошибок и создавая страховочную сетку для предотвращения потери документов во входящих. Оптимизируя рабочие процессы, маркетологи получают больше часов в неделю, чтобы планировать и проводить подробные кампании быстрее и эффективнее.

Автоматизация - это простая отправная точка для продвижения общих действий, от анализа творческой концепции до утверждения бюджета, в будущее. Однако ни одна трансформация не обходится без проблем. Это две основные проблемы, с которыми сталкиваются организации при продвижении вперед в области автоматизации рабочих процессов, и то, как маркетологи могут их обойти:

  • Образование: Успешно приняв технология автоматизации рабочего процесса зависит от поддержки всего отдела (или организации). Инновационные технологии - и особенно автоматизация - вызвали озабоченность по поводу безопасности рабочих мест со времен промышленной революции. Это беспокойство, которое часто возникает не из-за технологий, а из простого страха перед неизвестным, может сорвать внедрение еще до того, как оно начнется. Чем больше руководители отдела маркетинга будут информировать свои команды о ценности автоматизации, тем легче будет снизить стресс, связанный с изменениями. В начале учебного процесса автоматизацию необходимо позиционировать как инструмент, устраняющий нежелательные элементы в работе маркетологов. , а не как машина, которая заменит человека. Роль автоматизации - устранять второстепенные задачи, такие как длинные цепочки писем на протяжении всего процесса утверждения. Ролевые демонстрации или коучинг-сессии - это один из способов дать сотрудникам возможность воочию увидеть, как улучшится их рабочий день. Количественная оценка времени и усилий, которые персонал сэкономит на общих обязанностях, таких как проверка творческих правок или утверждение контрактов, дает маркетологам гораздо более ощутимое представление о том, как технология повлияет на их повседневную работу.

    Но образование не может заканчиваться полудневной встречей или тренировкой. Предоставление пользователям возможности учиться в удобном для них темпе посредством индивидуальных занятий и онлайн-ресурсов дает возможность маркетологам взять на себя ответственность за процесс внедрения. В этой связи маркетологи должны принимать активное участие в разработке этих ресурсов. Хотя решение о переходе на цифровые технологии может исходить сверху вниз, и ИТ-отдел, вероятно, будет тем, кто будет разрабатывать рабочие процессы, маркетологи в конечном итоге будут лучше всего знать свои варианты использования и потребности проекта. Создание учебных материалов, адаптированных к конкретной деятельности отдела маркетинга, а не с точки зрения ИТ-жаргона, дает конечным пользователям причину, по которой они должны больше вкладываться в усилия по внедрению.

  • Определенные процессы: Правило «мусор на входе, мусор на выходе» полностью применяется к автоматизации рабочего процесса. Автоматизация неработающего или плохо определенного ручного процесса не решит основную проблему. Прежде чем рабочие процессы можно будет оцифровать, маркетинговые отделы должны иметь возможность кодифицировать свои процессы, чтобы гарантировать, что начальные задачи запускают соответствующие последовательные действия. В то время как большинство компаний понимают свои рабочие процессы в общих чертах, эти процессы обычно включают в себя ряд, казалось бы, небольших шагов, которые принимаются как должное и часто забываются во время цифрового перехода. Например, отделы маркетинга обычно добиваются многократного редактирования одного экземпляра залога перед этим. переход к этапу печати. Однако шаги, предпринятые для подписания, и стороны, участвующие в процессе редактирования, могут сильно различаться в разных отделах. Если маркетологи могут кодифицировать уникальный процесс для каждой задачи, то создание рабочего процесса - простой процесс.

    Автоматизация любого бизнес-процесса требует глубокого понимания этапов, людей и управления, чтобы избежать двусмысленности, которая может негативно повлиять на конечный результат. По мере внедрения технологии рабочих процессов маркетологи должны критически оценивать эффективность автоматизированных процессов по сравнению с их аналогами, выполняемыми вручную. В лучшем случае автоматизация рабочего процесса - это итеративная работа, которая помогает маркетинговым отделам постоянно совершенствоваться.

Бесконечные возможности

Создание автоматизированных рабочих процессов может стать отправной точкой более широкого перехода к цифровым технологиям на рабочем месте. Маркетинговые отделы часто оказываются заложниками медленных и неэффективных рабочих процессов, оставляя меньше времени на планирование и реализацию кампании. Автоматизация, если ее тщательно спланировать и внедрить с полным знанием проблем, которые могут возникнуть, - это шаг в правильном направлении. После того, как рабочие процессы налажены и работают бесперебойно, маркетологи могут начать пользоваться повышенной продуктивностью и совместной работой, которая обеспечивается определенными автоматизированными рабочими процессами.

Конструктор рабочих процессов SpringCM

Конструктор рабочих процессов SpringCM обеспечивает современный пользовательский интерфейс для настройки рабочих процессов для действий, выполняемых с файлом, папкой или даже из внешних систем, таких как Salesforce. Автоматизируйте административные задачи, запускайте расширенные рабочие процессы или помечайте документы и отчеты. Например, вы можете создать правила для автоматического перенаправления отдельного документа или группы связанных документов в определенную папку. Или определите настраиваемые теги с возможностью поиска, которые синхронизируются с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и автоматически связываются с определенными документами, чтобы помочь в отслеживании и отчетности.

Шаблон рабочего процесса SpringCM

Умные правила позволяют значительно автоматизировать процессы с минимальным написанием кода или без него. Автоматически перенаправляйте контракты или документы людям внутри или за пределами вашей команды. Расширенные рабочие процессы особенно полезны во время генерации контрактов или документов, когда вы можете использовать предопределенные данные, чтобы уменьшить количество человеческих ошибок, автоматизировать распространение для утверждения и архивировать утвержденные версии с минимальным вмешательством пользователя.

Точный поиск позволяет пользователям быстро отслеживать документ с помощью поиска по метаданным, таким как дата начала контракта или имя клиента. Вы можете определить, как маркировать документы в соответствии с их конкретными бизнес-потребностями. Эти теги могут синхронизироваться с CRM, чтобы группы продаж работали с одними и теми же данными о клиентах, и их можно использовать для отслеживания контрактов, содержащих нестандартные или согласованные положения.

Как вы думаете?

Этот сайт использует Akismet для уменьшения количества спама. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.