Как написать рекомендации вашей компании по использованию социальных сетей для сотрудников [пример]
Ниже приведены рекомендации по использованию социальных сетей для работы в [Компания], а также дополнительный раздел для компаний, которые являются публичными или регулируются нормативными актами.
Задайте тон вашей организации
Задать тон использованию социальных сетей сотрудниками имеет первостепенное значение в современном цифровом мире. Социальные сети превратились за пределы личного общения в мощный инструмент, который формирует общественное восприятие, влияет на динамику рынка и может существенно повлиять на репутацию организации.
В [Компании] мы понимаем, что социальные сети — это не просто платформа для индивидуального самовыражения, но и жизненно важный инструмент для налаживания значимых связей, обмена ценной информацией и расширения присутствия нашего бренда в цифровой сфере.
Таким образом, ответственное и этичное использование социальных сетей поощряется и является основополагающим для нашей организационной стратегии. В эпоху, когда информация распространяется со скоростью одного клика, понимание значения социальных сетей и согласование их использования с ценностями и целями нашей компании имеет важное значение для защиты нашей репутации, взаимодействия с заинтересованными сторонами и, в конечном итоге, достижения наших бизнес-целей.
Целью этого набора руководящих указаний является предоставление четких указаний по использованию социальных сетей в качестве мощного инструмента при соблюдении принципов, которые определяют [Компанию].
Общие правила использования социальных сетей
- Будьте прозрачны и заявите, что вы работаете в [Компания]. Ваша честность будет отмечена в социальных сетях. Если вы пишете о [Компании] или конкуренте, используйте свое настоящее имя, укажите, что вы работаете в [Компании], и четко обозначьте свою роль. Если вы серьезно заинтересованы в том, что обсуждаете, скажите об этом первым.
- Никогда не представляйте себя или [Компанию] ложно или вводя в заблуждение. Все заявления должны быть основаны на фактах и не вводить в заблуждение; все претензии должны быть обоснованы.
- Будьте бдительны, отслеживая разговоры, связанные с [Компанией], в социальных сетях. Если вы обнаружите какой-либо неприемлемый или вредный контент, связанный с [Компанией], сообщите об этом в соответствующий отдел компании для принятия мер.
- Публикуйте содержательные, уважительные комментарии — без спама или замечаний, не относящихся к теме или оскорбительных.
- Руководствуйтесь здравым смыслом и вежливостью. Попросите разрешения публиковать или сообщать о разговорах, которые должны быть частными или внутренними для [Компании]. Убедитесь, что ваша прозрачность не нарушает правила частной жизни, конфиденциальности и правовые нормы [Компании] в отношении внешних коммерческих высказываний.
- Придерживайтесь своей области знаний и предлагайте уникальные, индивидуальные взгляды на неконфиденциальную деятельность в [Компании].
- Делясь контентом, созданным другими, всегда отдавайте должное и приписывайте его первоисточнику. Соблюдайте законы об авторских правах и лицензионные соглашения при использовании стороннего контента.
- Если вы не согласны с мнением других, будьте уместны и вежливы. Если ситуация в сети становится антагонистической, избегайте чрезмерной защиты и резкого выхода из игры. Посоветуйтесь с директором по связям с общественностью и вежливо отстранитесь.
- Профессионально отвечайте на негативные комментарии или критику в социальных сетях. Избегайте конфронтации и споров. Вместо этого вежливо решите проблемы и, при необходимости, переведите разговор в конфиденциальное русло для решения.
- Если пишете о конкурсе, будьте дипломатичны, обеспечьте фактическую точность и получите необходимые разрешения.
- Избегайте комментариев по юридическим вопросам, судебным разбирательствам или любым сторонам, с которыми [Компания] может вести судебные разбирательства.
- Никогда не участвуйте в социальных сетях при обсуждении тем, которые можно расценить как кризисную ситуацию. Даже анонимные комментарии могут быть отслежены по вашему IP-адресу или IP-адресу [Компании]. Обо всех действиях в социальных сетях, связанных с кризисными темами, сообщайте директору по связям с общественностью и/или по юридическим вопросам.
- Будьте осторожны, защищая себя, свою конфиденциальность и конфиденциальную информацию [Компании]. То, что вы публикуете, широко доступно и долговечно. Внимательно относитесь к контенту, поскольку у Google долгая память.
- Если у вас есть личные отношения или финансовые интересы, которые могут повлиять на ваш контент в социальных сетях, связанный с [Компанией] или ее конкурентами, раскрывайте эти отношения или интересы при публикации на соответствующие темы.
Защита интеллектуальной собственности и конфиденциальной информации:
- Не разглашайте конфиденциальную или служебную информацию о [Компании] в социальных сетях. Сюда входят, помимо прочего, коммерческая тайна, подробности разработки продукта, списки клиентов, финансовые данные и любая информация, которая может дать конкурентам преимущество.
- Будьте осторожны, делясь личной информацией, как своей, так и чужой, в социальных сетях. Защитите свою конфиденциальность и конфиденциальность коллег, клиентов и партнеров. Не публикуйте личные контактные данные или конфиденциальную информацию в общедоступных публикациях.
- Будьте осторожны при обсуждении текущих проектов, будущих выпусков продуктов или деликатных деловых вопросов. Всегда соблюдайте осторожность, чтобы предотвратить непреднамеренные утечки информации, которые могут нанести вред конкурентному положению [Компании].
- Если у вас есть сомнения относительно возможности распространения информации, перед ее публикацией проконсультируйтесь с соответствующим отделом (например, юридическим, интеллектуальной собственности или корпоративными коммуникациями).
- Уважайте права интеллектуальной собственности других. Не делитесь и не распространяйте материалы, защищенные авторским правом, без надлежащего разрешения и всегда отдавайте должное при обмене контентом, созданным другими.
- В случае возникновения каких-либо сомнений относительно защиты интеллектуальной собственности или конфиденциальной информации обратитесь в отдел интеллектуальной собственности или юридический отдел за советом и разъяснениями.
Дополнительные рекомендации для публичных компаний или компаний, на которых распространяются правила конфиденциальности:
- Обеспечьте соблюдение всех соответствующих правил и требований законодательства при обсуждении финансовых вопросов, особенно если [Компания] является публичной.
- Проконсультируйтесь с командой юристов, прежде чем делиться какой-либо информацией, касающейся юридических вопросов, расследований или вопросов регулирования.
- Следуйте строгим протоколам конфиденциальности при обработке и обсуждении данных клиентов, особенно если [Компания] подчиняется правилам конфиденциальности. Всегда обращайтесь за советом к ответственному за конфиденциальность данных или экспертам по правовым вопросам.
- Воздержитесь от спекулятивных заявлений о финансовых результатах [Компании] или рыночных тенденциях, особенно если это может повлиять на цены акций или восприятие инвесторов.
- Запросы основных средств массовой информации следует направлять директору по связям с общественностью.
Закрыть с обязанностями
- Помните об этих правилах, участвуя в мероприятиях в социальных сетях, связанных с [Компанией]. Соблюдение этих рекомендаций поможет защитить нашу репутацию и обеспечить соблюдение законодательства.
- Периодически просматривайте и обновляйте эти рекомендации по работе с социальными сетями, чтобы гарантировать, что они остаются актуальными и соответствуют развивающимся платформам социальных сетей и политике компании.
- Если вы когда-либо окажетесь неуверенными или сомневаетесь в правильности использования социальных сетей в контексте [Компании], мы рекомендуем вам обратиться за советом и разъяснениями. Наш менеджер по связям с общественностью всегда готов помочь вам разобраться с любыми вопросами, проблемами или ситуациями, которые могут возникнуть в социальных сетях.
Помните, что конкретные потребности и риски вашей компании могут различаться, поэтому важно адаптировать эти рекомендации в соответствии с отраслью, культурой и целями компании. Кроме того, желательно проконсультироваться с юридическими отделами и отделами по соблюдению нормативных требований, чтобы обеспечить соответствие нормативным требованиям.